Theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật và Nghị định số 127/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật thì:
Chứng nhận hợp chuẩn là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. Chứng nhận hợp chuẩn về nguyên tắc là hoạt động tự nguyện, tuy nhiên trong một số trường hợp theo yêu cầu của khách hàng thì nó trở thành bắt buộc.
Phương thức Chứng nhận hợp chuẩn: Thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất; giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất.
a) Nguyên tắc áp dụng: Áp dụng chứng nhận hợp chuẩn cho sản phẩm sản xuất trong nước.
b) Trình tự thực hiện như sau:
Bước 1: Đánh giá sự phù hợp của quá trình sản xuất.
Đối với tổ chức, cá nhân chưa có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm: Tổ chức chứng nhận thực hiện việc đánh giá quá trình sản xuất sản phẩm đề nghị chứng nhận.
Đối với tổ chức, cá nhân có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm: Tổ chức chứng nhận tiến hành xem xét hồ sơ và đánh giá kiểm chứng thực tế việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, cá nhân và xác nhận tính phù hợp.
Tổ chức chứng nhận đánh giá sự phù hợp của quá trình sản xuất theo hướng dẫn tại Phụ lục 5 của QĐ số 350/QĐ-CVT.
Bước 2: Lấy mẫu sản phẩm (theo hướng dẫn tại Phụ lục III của QĐ số 350/QĐ-CVT)
Tổ chức chứng nhận thực hiện lấy và niêm phong mẫu sản phẩm trên thị trường hoặc tại cơ sở sản xuất, kho hàng của tổ chức, cá nhân đề nghị chứng nhận.
Bước 3: Đo kiểm mẫu sản phẩm (theo hướng dẫn tại Phụ lục III của QĐ số 350/QĐ-CVT)
Bước 4: Tổ chức, cá nhân nộp kết quả đo kiểm mẫu sản phẩm cho Tổ chức chứng nhận.
Bước 5: Đánh giá kết quả đo kiểm mẫu sản phẩm
Tổ chức chứng nhận đánh giá kết quả đo kiểm các chỉ tiêu kỹ thuật của sản phẩm so với tiêu chuẩn áp dụng chứng nhận.
Bước 6: Kết luận
Tổ chức chứng nhận kết luận về sự phù hợp của sản phẩm trên cơ sở kết quả đánh giá sự phù hợp của kết quả đo kiểm so với tiêu chuẩn áp dụng chứng nhận và kết quả đánh giá sự phù hợp của hệ thống đảm bảo chất lượng sản phẩm.
c) Giám sát đảm bảo chất lượng sản phẩm: Thực hiện thông qua việc đánh giá lại quá trình sản xuất và kết quả đo kiểm mẫu sản phẩm so với tiêu chuẩn áp dụng chứng nhận, quy định tại Chương III của QĐ số 350/QĐ-CVT.
Hồ sơ đề nghị chứng nhận hợp chuẩn bao gồm các tài liệu sau:
a) Văn bản đề nghị chứng nhận hợp chuẩn (theo mẫu tại Phụ lục IV của QĐ số 350/QĐ-CVT);
b) Bản sao giấy tờ thể hiện tư cách pháp nhân của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật;
c) Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm thể hiện đầy đủ các nội dung: Tên, ký hiệu và các thông tin kỹ thuật của sản phẩm; ảnh chụp bên ngoài; hãng sản xuất;
d) Kết quả đo kiểm sản phẩm (sau khi hoàn thành việc đo kiểm);
đ) Bản sao chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm (nếu có);
e) Bản sao Giấy chứng nhận sản phẩm đề nghị chứng nhận lại hoặc chứng nhận mở rộng (nếu có);
g) Tài liệu thiết kế, quy trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Thời hạn giải quyết
- Tổ chức chứng nhận và tổ chức, cá nhân thương thảo, ký kết hợp đồng chứng nhận trong vòng hai mươi (20) ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
- Thời hạn thực hiện việc đo kiểm là không quá 20 ngày làm việc kể từ khi lấy mẫu sản phẩm. Trong trường hợp đặc biệt, việc đo kiểm sản phẩm cần nhiều thời gian hơn quy định thì tổ chức, cá nhân phải có văn bản thông báo cho Tổ chức chứng nhận.
- Thời gian Tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp Giấy chứng nhận hợp chuẩn là không quá mười (10) ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
- Trường hợp không cấp giấy chứng nhận hợp chuẩn, Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân đề nghị chứng nhận và nêu rõ lý do.
- Trong những trường hợp đặc biệt, khi việc chứng nhận hợp chuẩn đòi hỏi thời gian dài hơn quy định tại khoản 3 Điều này, Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân đề nghị chứng nhận biết lý do. Thời gian đánh giá và cấp Giấy chứng nhận hợp chuẩn tối đa là không quá ba mươi (30) ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.